Das Schulsekretariat. Was ist das? Was wird hier erwartet? Wie sieht die Wirklichkeit aus und wie die Vorstellung derer, die dieses Arbeiten beeinflussen? Was wäre unserer Meinung nach wünschenswert?
Stellen Sie sich vor, Sie kommen in ein Schulsekretariat, eine adrett gekleidete Dame, mit freundlicher Ausstrahlung begrüßt Sie lächelnd und fragt nach Ihrem Wunsch. Sie sind Elternteil und möchten eine Schulbescheinigung. In kürzester zeit, wird Ihnen das gewünschte Exemplar ausgehändigt und Sie werden ebenso freundlich verabschiedet, wie Sie empfangen wurden.
Stellen Sie sich vor, Sie sind Lehrer. Auch Sie gehen zu der freundlichen Dame im Schulzentrum, möchten von ihr wissen, welches Formular für die anstehende Dienstreisenabrechung verwendet werden muss und ob Sie Ihnen nicht geschwind eine Zusammenstellung der Klasse 8b geben kann, in der ersichtlich wird, welche Schüler den Zusatzunterricht besuchen und wie viele von denen in der Mittwochsgruppe sind. Während die adrette Schulsekretärin nach dem gesundheitlichen Zustand Ihrer Ehegattin fragt, holt sie das gewünschte Formular hervor und tippt auf dem Rechner die richtigen Tasten, um die gewünschte Liste hervorzuzaubern. Auch Sie werden freundlich verabschiedet.
Stellen Sie sich vor, Sie sind Schüler. Sie gehen zum Schulsekretariat, weil Sie Ihre Fahrkarte verloren haben. Außerdem haben Sie gehört, dass man sich vom lästigen Religionsunterricht abmelden kann. Die Sekretärin behandelt Sie mit Respekt, den auch Sie als Schüler ihr selbstverständlich entgegen bringen, teilt Ihnen das richtige Formular aus, mit dem Sie die neue Fahrkarte bestellen können und klärt Sie darüber auf, wie das mit dem Religionsunterricht funktioniert. Die Verabschiedung ist selbstverständlich freundlich.
Stellen Sie sich vor, Sie sind in der Stadtverwaltung auf der Stadtkasse tätig. Sie machen die Türe zum Schulsekretariat auf und haben einige ungeklärte Rechungsangelegenheiten dabei. Ihre Kollegin macht eine unangekündigte Kassenprüfung. Schnell lassen sich die Ungereimtheiten klären. Die freundliche Schulsekretärin hat alle Unterlagen griffbereit und zeigt der Kollegin, wo die Kassenbücher sind. Sie werden in ein separates Zimmer geführt und können ungestört Ihrer Arbeit nachgehen.
Zum Schluss stellen Sie sich noch vor, Sie sind Schulleiter. Das Schuljahr neigt sich bereits dem Ende zu, und Sie müssen noch einige Eltern zu persönlichen Gesprächen einladen. Was tun Sie also? Richtig, Sie gehen ins Büro nebenan und bitten die Sekretärin die entsprechenden Termine zu vereinbaren. Da Sie aber im Moment auch sehr eingespannt sind, was die Prüfungen der Lehramtsanwärter anbetrifft, bitten Sie darum möglichst außer den von Ihnen selbst gewollten Terminen, keine Störungen zu haben. Wie reagiert wohl die nette Sekretärin? – Ebenfalls richtig geraten! Sie lächelt und führt alle Forderungen zu Ihrer vollsten Zufriedenheit aus. Bei all diesen Aktivitäten fallen selbstverständlich keinerlei Überstunden an. Soviel zu den Anforderungen.
Dies ist selbstverständlich nur Wunschdenken der verschiedenen Personenkreise, die von Außen an eine Schulsekretärin herantreten. Allen Personen, die aber in diesem Bereich arbeiten, ist klar, dass dies so nicht der Wirklichkeit entsprechen kann.
In der Realität muss die Schulsekretärin viele Aufgaben gleichzeitig erledigen, wobei Sie durch ständige Unterbrechungen oftmals Schwierigkeiten hat, eine Arbeit zügig durchzuführen. Ihre Arbeitswelt ist von Stress und Hektik und einem hohen Geräuschpegel geprägt. Sie muss Tränen trocknen, Platzwunden versorgen, wegen heftiger Bauchschmerzen Eltern anrufen und klären, wo denn nun das Klassenzimmer für den Religionsunterricht der aufgeteilten 2. Klasse ist. Währenddessen klingelt aber das Telefon, ein Lehrer möchte kurz den Schlüssel für den Medienschrank und die dahinter wartenden älteren Schüler möchten wissen, wo sie denn den EDV-Lehrer finden können da sie unbedingt noch ihre Präsentation fertig machen müssen.
In vielen Sekretariaten ist die Sekretärin, egal, ob sie alleine ist, oder noch Kolleginnen im Büro hat, Ansprechpartner für Jeden. Egal ob geschockte Eltern, die gerade erst festgestellt haben, dass ihr Sohn das Klassenziel nicht erreichen wird oder der Vertreter eines Schulbuchverlages – alle kommen zu nicht fest vereinbarten Zeiten und möchten möglichst gleich eine Antwort auf Ihre Frage bzw. einen Termin bei der zuständigen Person haben. Nicht zu vergessen, alle die Pakete die täglich angenommen weitergeleitet oder ausgepackt, inventarisiert und weggeräumt oder einsortiert werden müssen. Die Sekretärin hat oftmals keine Zeit eine vernünftige Vesperpause zu machen und verbindet den Gang zur Toilette, mit dem Verteilen der Post im Hause.
Bei dieser ganzen Arbeit sei betont, dass eine Schulsekretärin meistens nur eine Arbeitszeit zur Verfügung hat, die gerade nur das Minimum ihrer anfallenden Arbeit abdeckt. Die Bezahlung richtet sich nach dem BAT, der in diesem Bereich nicht wirklich große Aufstiegschancen bietet. Fortbildungen werden zwar erwünscht, aber eigentlich sollte die Sekretärin bereits über sehr gute Vorkenntnisse verfügen. Wenn, so sind anfallende Fortbildungen möglichst in der Freizeit durchzuführen. Es gibt kein einheitliches Berufs- bzw. Arbeitsfeld, das die wirklichen Aufgaben einer Schulsekretärin definiert. Eine Stellenbeschreibung gibt es allenfalls intern, oder in einzelnen Landkreisen.
Abschließend sei gesagt, dass die allermeisten Schulsekretärinnen gerne an dem Platz arbeiten, wo sie sind. Sie sind bereits nach kürzester Zeit mit einem „Virus“ befallen, der sie nach der Arbeit mit den Schülern, den Eltern und Lehrern süchtig macht. Sie können es sich nicht anders vorstellen und wünschen es sich auch nicht anders, als in diesem Zweig der Arbeitswelt täglich ihren Dienst zu versehen. Schön wäre nur, wenn Sie auch eine entsprechende Unterstützung und Anerkennung bekämen. Der Realität entsprechende aufwandsbezogene Bezahlung und eine Anhebung auf Sachbearbeiterebene – dies wären unserer Meinung nach Schritte in die richtige Richtung. Hierfür wollen wir uns weiter stark machen!
Sigrid Steuer, Vorsitzende der Arbeitsgemeinschaft für Verwaltungskräfte an Schulen in Baden-Württtemberg
